MCN Blog: Ilmu Organisasi

Showing posts with label Ilmu Organisasi. Show all posts

Friday, May 25, 2012

Praktik Good Governance Dalam Manajemen Kota Solo

Unknown May 25, 2012 0

Solo merupakan sebuah kota kecil di Jawa Tengah. Kota Solo berhasil mentransformasikan dirinya menjadi kota wisata yang dikenal hingga tingkat internasional. Hal ini tidak luput dari upaya Pemerintah Kota Solo dalam menciptakan branding Kota Solo sebagai kota wisata budaya yang menarik dan nyaman untuk dikunjungi. Berbagai perbaikan dilakukan oleh pemerintah Kota Solo, baik secara fisik maupun nonfisik. Perbaikan secara fisik dilakukan dengan menata Kota Solo sehingga rapi, indah, dan nyaman serta menyediakan berbagai sarana dan prasarana transportasi dan akomodasi yang memadai. Upaya perbaikan secara fisik ini tentu tidak dapa dilakukan tanpa adanya perbaikan secara nonfisik, yaitu dari segi kapasitas SDM pemerintah dan masyarakat Kota Solo karena pemerintah bukanlah satu-satunya aktor yang berperan dalam menciptakan Kota Solo yang berhasil tersebut.

Beberapa sumber dan penelitian menyebutkan bahwa peran Joko Widodo sebagai Walikota Solo sangat besar dalam transformasi Kota Solo seperti saat ini. Prinsip kepemerintahan yang diterapkan oleh Walikota Solo ini sesuai dengan nilai-nilai budaya dan sosial yang tumbuh di Kota Solo. Pendekatan secara personal, membaur dengan masyarakat, memberikan keteladanan tehadap jajaran pemerintahan, dan memulai tindakan dari hal-hal kecil yang memberi dampak langsung kepada masyrakat dinilai tepat dilakukan di Kota Solo. Komunikasi yang terus menerus dan partisipasi masyarakat dalam melakukan kontrol sosial terhadap pemerintah secara terbuka dinilai berhasil dalam menciptakan keharmonisan antar golongan di Kota Solo. Relokasi PKL secara besar-besaran yang di daerah lains ering mengalami kesulitan bahkan tidak jarang berujung pada konflik, berhasil dilakukan di Kota Solo dengan damai.

Prinsip keteladanan adalah hal utama yang dianut oleh pemerintah Kota Solo. Keteladanan ini dimulai dari pimpinan tertinggi Kota Solo, yaitu Walikota, kemudian diikuti oleh jajaran pemerintah yang lain kemudian diikuti oleh masyarakat secara luas. Peningkaan kapasitas masyarakat akan pentingnya menjaga lingkungan kota yang bersih dan nyaman dihuni serta pengetahuan akan pentingnya melayani wisatawan yang datang, dilakukan secara bertahap. Pendelegasian tugas kepada masyarakat sudah mulai dilakukan, diantaranya dengan membentuk paguyuban-paguyuban PKL, ojek, dan pelaku ekonomi mikro lainnya untuk menjaga kestabilan ekonomi mikro (agar jumlahnya tidak berlebihan) serta meningkatkan kesejahteraan pelaku ekonomi mikro.

Beberapa prinsip Good Governance yang tampak kuat di Kota Solo adalah responsiveness, transparansi, akuntabilitas, kesetaraan dan keadilan, serta partisipasi. Responsiveness terlihat dari adanya kepekaan dan respon yang tanggap terhadap persoalan-persoalan yang terjadi di masyarakat. Masyarakat dibebaskan untuk melakukan pengaduan secara langsung kepada pemerintah.

Transparansi dicirikan dengan adanya keterbukaan dari pemerintah mengenai proses pembangunan yang terjadi di Kota Solo melalui bebrgai media. Akuntabilitas dilihat dari adanya pertanggungjawaban di dalam pemerintah, baik secara vertikal maupun horizontal, dan pertanggungjawaban kepada masyarakat dalam bentuk pembangunan yang nyata sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

Kesetaraan dan keadilan dilihat dari perlakuan yang sama kepada pejabat pemerintah maupun berbagai strata dalam masyarakat. Hal ini dilihat dari pelayanan yang sama diberikan untuk smeua gologan, salah satunya adalah kebebasan untuk melakukan pengaduan kepada pemerintah kota ataupun kepada Walikota sendiri dan tetap mendapatkan pelayanan sebagaimana mestinya tanpa membeda-bedakan strata.

Kesederhanaan Walikota Solo juga menjadi suatu keteladanan bagi jajaran pemerintah yang lain dan menumbuhkan rasa cinta masyarakat terhadap kepemimpinannya. Partisipasi bermula dari adanya komunikasi yang baik dengan masyarakat. Dalam kasus relokasi PKL Pemerintah Kota Solo melakukan komunikasi secara terus menerus sampai PKL-PKL tersebut secara sukarela bersedia untuk di relokasi. Selanjutnya, pihak PKL dilibatkan dalam menyelenggarakan paguyuban untuk mengontrol dan menjaga kepentingan mereka. Antisipasi secara langsung dalam pembangunan memang masih belum terlihat, pihak pemerintah masih mendominasi berbagai pembangunan di Kota Solo. Pihak sawasta pun masih belum berperan secara signifikan dalam berbagai proses pengambilan keputusan, swasta hanya berperan dalam mengerakkan ekonomi Kota Solo.

SUMBER

Good Governance Sebagai Proses Dalam Manajemen Perkotaan

Unknown May 25, 2012 0

Pendahuluan

Siklus manajemen perkotaan seperti hal nya perencanaan melalui beberapa tahapan, yaitu input, poses, output, dan outcome. Makalah ini akan membahas mengenai proses dalam manajemen perkotaan, yaitu konsep dan praktek Good Governance dalam manajemen kota di Indonesia. Konsep good governance merupakan salah satu konsep kunci dalam manajemen perkotaan karena implemetasi dari perencanaan kota melibatkan semua aktor, lintas sektor dan lintas disiplin. Dengan demikian, semua komponen dan aktor dalam lingkungan perkotaan terlibat dalam implemenatsi dari perencanaan kota atau manajemen perkotaan, baik terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Keterlibatan semua komponen ini harus dipayungi oleh dasar dan konsep yang kuat sehingga menghasilkan hubungan yang harmonis satu dengan yang lainnya. Makalah ini akan membahas mengeai konsep good governance ditinjau dari teori-teori yang ada dan praktiknya dalam manajemen Kota Solo.

Konsep Good Governance

Reformasi yang dimulai pada tahun 1998 memperjuangkan adanya good governance. Tuntutan yang diajukan ini merupakan reaksi terhadap keadaan pemerintah pada era Orde Baru dengan berbagai permasalahan yang terutama meliputi pemusatan kekuasaan pada Presiden, baik akibat konstitusi (UUD 45) maupun tidak berfungsi dengan baiknya lembaga teringgi dan lembaga tinggi negara lainnya, serta tersumbatnya saluran partisipasi masyarakat dalam memberikan kontrol sosial. Kemudian dari sini lah berkembang sebuah konsep tata pemerintahan yang diharapkan dapat menjadi solusi untuk berbagai permasalahan tersebut. Konsep itu yaitu Good Governance.

Munculnya istilah governance mendorong para ilmuwan politik untuk tidak sekedar memperhatikan pemerintah sebagai lembaga, melainkan juga pemerintahan sebagai proses multi arah, yaitu proses memerintah yang melibatkan pemerintah dengan unsur-unsur diluar pemerintah. Dalam memahami perbedaan antara governance dan government, Schwab dan Kubler (2001) melihatnya dari 5 dimensi:

Dimensi actor. Governance dicirikan dengan banyaknya jumlah peserta baik yang berasal dari sektor publik maupun privat yang terlibat dalam pengaturan sebuah kebijakan. Adapun government dicirikan dengan sangat sedikit dan terbatasnya jumlah peserta dalam proses pengaturan kebijakan tersebut, faktor yang terlibat pun biasanya merupakan badan-badan (lembaga) pemerintahan.
Dimensi fungsi. Governance dicirikan melalui banyaknya konsultasi yang dilakukan dalam pengaturan kebijakan. Hal ini memungkinkan bagi adanya kerjasama dalam pembuatan kebijakan antara aktor-aktor yang terlibat sehingga issue-issue kebijakan yang dihasilkan menjadi lebih sempit. Adapun government dicirikan dengan sedikitnya konsultasi, tidak adanya kerjasama antar aktor dalam pembuatan kebijakan yang menyebabkan luasnya issue kebijakan yang dihasilkan.
Dimensi struktur. Governance dicirikan dengan adanya batas-batas yang didefinisikan secara fungsional dan sangat terbuka selain keanggotaan dari struktur yang bersifat sukarela. Batas-batas yang didefinisikan secara fungsional disini berarti pertimbangan pengaturan kebijakan didasarkan atas kebutuhan fungsional. Adapun government mendefinisikan batas-batas berdasarkan kewilayahan dan bersifat tertutup selain tentu saja keanggotaannya yang tidak sukarela, artinya untuk dapat masuk sebagai struktur harus merupakan anggota dari organisasi sector publik.
Dimensi konvensi interaksi. Governance dicirikan dengan konsultasi yang sifatnya horizontal dengan pola hubungan yang bersifat kooperatif sehingga lebih banyak keterbukaan.Government dicirikan dengan adanya hirarkhi kewenangan sehingga pola hubungan yang terjadi lebih banyak bersifat konflik dan dipenuhi dengan banyak kerahasiaan.
Dimensi distribusi kekuasaan. Governance dicirikan dengan rendahnya dominasi negara, dipertimbangkannya kepentingan masyarakat dalam pengaturan kebijakan serta adanya keseimbangan atau simbiosis antar aktor. Adapun government dicirikan dengan adanya dominasi negara yang dalam banyak hal tidak terlalu memperhatikan kepentingan masyarakat serta tidak adanya keseimbangan antar actor yang terlibat.

Adapun prinsip-prinsip Good Governance menurut LAN (Lembaga AdministrasiNegara) adalah sebagai berikut :

Partcipation. Semua warga negara berhak terlibat dalam pengambilan keputusan, langsung maupun melalui DPR; dibangun berdasarkan kebebasan berkumpul dan mengungkapkan pendapat, serta kapasitas untuk berpartisipasi secara konstruktif
Rule of law. Proses mewujudkan cita GG harus diimbangi dengan komitmen untuk penegakan hukum (gakkum), dengan karakter : (a) supremasi hukum, (b) kepastian hukum, (c) hokum yang responsif, (d) gakkum yang konsisten dan non-diskriminatif, dan (e) independensi peradilan.
Transparency. Keterbukaan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Untuk memberantas KKN diperlukan keterbukaan dalam transaksi dan pengelolaan keuangan negara, serta pengelolaan sektor-sektor publik.
Responsiveness. Peka dan cepat tanggap terhadap persoalan masyarakat. Pemerintah harus memiliki etik individual, dan etik sosial. Dalam merumuskan kebijakan pembangunan sosial, pemerintah harus memperhatikan karakteristik kultural, dan perlakuan yang humanis pada masyarakat.
Consensus orientation. Pengambilan keputusan melalui musyawarah dan semaksimal mungkin berdasarkan kesepakatan bersama.
Kesetaraan dan Keadilan. Kesamaan dalam perlakuan dan pelayanan. Pemerintah harus memberikan kesempatan pelayanan dan perlakuan yang sama dalam koridor kejujuran dan keadilan.
Effectiveness and efficiency. Berdaya guna dan berhasil guna. Kriteria efektivitas diukur dengan parameter produk yang dapat menjangkau sebesar-besarnya kepentingan masyarakat dari berbagai kelompok dan lapisan sosial. Efisiensi diukur dengan rasionalitas biaya pembangunan untuk memenuhi kebutuhan semua masyarakat. Pemerintah harus mampu menyusun perencanaan yang sesuai dengan kebutuhan nyata masyayarakat, rasional, dan terukur.
Accountability. Pertanggungjawaban pejabat publik terhadap masyarakat yang memberikan kewenangan mengurus kepentingannya. Ada akuntabilitas vertikal (pemegang kekuasaan dengan rakyat; pemerintah dengan warga negara; pejabat dengan pejabat di atasnya), dan akuntabilitas horizontal (pemegang jabatan publik dengan lembaga setara; profesi setara).
Strategic vision. Pandangan strategis untuk menghadapi masyarakat oleh pemimpin dan publik. Hal ini penting, karena setiap bangsa perlu memiliki sensitivitas terhadap perubahan serta prediksi perubahan ke depan akibat kemajuan teknologi, agar dapat merumuskan berbagai kebijakan untuk mengatasi dan mengantisipasi permasalahan.

Dalam governance ada 3 komponen yang sejajar, setara, saling mengontrol, untuk menghindari terjadinya eksploitasi satu terhadap lainnya, yaitu state (negara/pemerintah), society (masyarakat), dan pihak swasta. Yang termasuk ke dalam state adalah negara termasuk lembaga-lembaga sekor publik dan lembaga-lembaga sektor publik. Swasta adalah perusahaan swasta yang bergerak diberbagai sektor informal lain dipasar, mempunyai pengaruh terhadap kewajiban sosial, politik, dan ekonomi yang dapat menciptakan lingkungan yang lebih kondusif bagi pasar dan perusahaan itu sendiri. Adapun society adalah individual maupun kelompok (baik yang terorganisasi maupun tidak) yang berinteraksi secara sosial, politik, dan ekonomi dengan aturan formal maupun tidak formal. Meliputi lembaga swadaya masyarakat, organisasi profesi, dan lain-lain.

Good governance merupakan sebuah konsep yang netral, untuk menggambarkan pola-pola relasi antara negara, masyarakat, dan pasar. GG dibagi menjadi empat model, berdasarkan dua kriteria utama, yaitu basis politik (negara atau masyarakat); dan basis ekonomi (pasar atau nonpasar).

Libertarian bercirikan system ekonomi pasar dan system politik berbasis masyarakat. Contohnya adalah Amerika Utara dan Eropa Barat. Coporatist ditandai oleh system politik yang dikendalikan oleh negara (otoriter-monosentris), tetapi dari sisi ekonomi berbasis pada pasar. Contohnya adalah Singapura. Communitarian ditandai oleh system politik yang berbasis masyarakat dan sistem ekonomi yang berbasis nonpasar, terutama komunitas. Contoh yang menerapkan sistem ini adalah pemerintahan dan masyarakat di Bali dan Sumatera Barat. Model ini bisa disebut demokrasi sosialis. Statis (totaliter) ditandai oleh system politik yang dikendalikan negara secara total dan system ekonomi nonpasar, terutama negara. Dalam model ini negara adalah segala-galanya yang mengandalikan secara total dan monosentris terhadap proses politik dan mode of production.

Model GG yang diterapkan di suatu negara akan mempengaruhi penyelenggaraan manajemen perkotaan di negara tersebut karena manajemen perkotaan juga menyangkut kewenangan pemerintah daerah sebagai eksekutor sekaligus regulator, dan menyangkut pula keterlibatan masyarakat dan pasar (swasta) dalam implmentasinya. Good governance akan mempengaruhi efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan manajemen perkotaan melalui berbagai proses di dalamnya, termasuk proses birokrasi, partisipasi masyarakat, dan kerjasama dengan dunia swasta. Konsep good governance merupakan konsep yang ideal yang dalam pelaksanaannya sulit dilakukan. GG membutuhkan komitmen kuat, daya tahan dan waktu yang tidak singkat, diperlukan pembelajaran, pemahaman, serta implementasi nilai-nilai kepemerintahan yang baik pada seluruh stakeholder. Perlu adanya kesepakatan bersama serta rasa optimistik yang tinggi dari seluruh komponen bangsa bahwa kepemerintahan yang baik dapat diwujudkan demi mencapai masa depan bangsa dan negara yang lebih baik.

Dalam praktek good governance perlu dikembangkan indikator keberhasilan pelaksanaan good governance. Keberhasilan secara umum dapat dilihat dari indicator ekonomi makro atau tujuan-tujuan pembangunan atau indikator quality of life yang dituju. Untuk negara-negara terkena krisis, indikator recovery. Tetapi bias juga secara sektoral (produksi tertentu), peningkatan eskpor, investasi, jaringan jalan, tingkat danpenyebaran pendidikan). Dan juga secara mikro seperti laporan hasil audit suatu badan usaha. Tidak saja perusahaan tetapi juga unit-unit birokrasi (misalnya dalam pelayanan). Misalnya Lembaga Administrasi Negara telah mengembangkan Modul tentang Pengukuran Kinerja Instansi Pemerintah dan Modul tentang Evaluasi Kinerja Instansi Pemerintah. Pengembangan indicator keberhasilan atau kegagalan dilakukanantara lain mengenai :

Pelayanan publik UU No.I/1995
Koordinasi sector public dan swasta (terutama dari keluhan sector swasta/masyarakat )
Pengelolaan usaha yang memperhatikan dampak terhadap lingkungan ISO 14.000.
ISO 9.000 Kendali Mutu. Penilaian aspek manajemen tertentu.
Sertifikasi dan Standarisasi, juga suatu pengukuran/indikator kualitas produk.
MRA Standard and Conformance. Adanya kesepakatan aturan penilaian mutu produk antar negara.
Audit Report, Neraca Untung Rugi dan lain sebagainya bagi sesuatu badan usaha.
Beberapa manfaat utama diterapkannya konsep Good Governance adalah sebagai berikut.
Berkurangnya secara nyata praktek KKN di birokrasi pemerintahan
Terciptanya sistem kelembagaan dan ketatalaksanaan pemerintahan yang bersih, efisien, efektif, transparan, professional, dan akuntabel
Terhapusnya peraturan perundang-undangan dan tindakan yang bersifat diskriminatif terhadap warga negara, kelompok atau golongan masyarakat
Terjaminnya konsistensi dan kepastian hukum seluruh peraturan perundang-undangan baik ditingkat pusat maupun daerah

SUMBER

Tags # Catatan # Ilmu Organisasi # Ilmu Politik Continue Reading

Wednesday, May 9, 2012

Teori Manajemen Pelayanan

Unknown May 09, 2012 1

Momen Kritis Pelayanan / Moment of Truth (Albrecht & Bradford ,1990)

Ia mendefinisikannya sebagai kontak yang terjadi antara konsumen dengan setiap aspek organisasi yang akan membentuk opini konsumen tentang kualitas pelayanan yang diberikan oleh organisasi tersebut. Untuk menciptakan pelayanan yang berkualitas, setiap organisasi harus mengidentifikasikan dan mengelola momen kritis pelayanan tersebut secara baik. Dengan kata lain, harus ada kesesuaian/kompatibilitas antara 3 faktor dalam pengelolaan momen kritis pelayanan; yaitu:

Konteks pelayanan (service context)
Referensi yang dimiliki konsumen (customer’s frame of reference)
Referensi yang dimiliki anggota organisasi penyelenggara pelayanan (employee’s frame of reference)

Bagan Teori Momen Kritis Pelayanan

Lingkaran Pelayanan / The Cycles of Service (Albrecht & Bradford ,1990)

Untuk dapat memberikan pelayanan yang prima, pandangan produsen dan konsumen harus sama. Hal ini sulit diwujudkan karena biasanya organisasi penyelenggara sudah merumuskan sistem dan prosedur pelayanan. Untuk mengatasi hal tersebut, Albrecht & Bradford, merumuskan konsep lingkaran pelayanan yang berarti serangkaian momen kritis pelayanan yang dialami oleh konsumen ketika ia memanfaatkan jasa layanan tersebut.

Dari model tersebut terlihat bahwa, bagi konsumen hampir setiap detik adalah momen kritis pelayanan yang mungkin tidak disadari oleh penyelenggara pelayanan dan orang-orang yang ada di dalamnya. Konsep lingkaran pelayanan ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi momen-momen kritis pelayanan yang harus dikelola secara profesional.

Contoh Lingkaran Pelayanan

Teori Exit & Voice (Albert Hirschman)

Menurut teori ini, kinerja pelayanan publik dapat ditingkatkan apabila ada mekanisme exit dan voice. Mekanisme exit mengandung arti bahwa jika pelayanan publik tidak berkualitas, maka konsumen/klien harus memiliki kesempatan untuk memilih lembaga penyelenggara pelayanan publik lain yang disukainya. Mekanisme voice berarti ada kesempatan untuk mengungkapkan ketidakpuasan kepada lembaga penyelenggara pelayanan publik.

Penghambat mekanisme exit:

Kekuatan pemaksa dari negara
Tidak tersedianya lembaga penyelenggara pelayanan publik alternatif
Tidak tersedianya biaya untuk menciptakan lembaga penyelenggara pelayanan publik alternatif

Penghambat mekanisme voice:

Pengetahuan dan kepercayaan terhadap mekanisme yang ada
Aksesbilitas dan biaya untuk mempergunakan mekanisme tersebut

Dengan demikian untuk meningkatkan pelayanan publik diperlukan adanya kesetaraan posisi tawar antara klien dengan lembaga penyelenggara layanan. Kesetaraan posisi tawar dapat dicapai dengan:

Memberdayakan klien
Mengontrol kewenangan/kekuasaan lembaga penyelenggara pelayanan

Keseimbangan posisi tawar antara klien dengan lembaga penyelenggara pelayanan dapat dicapai dengan menerapkan konsep-konsep (salah satu atau beberapa konsep yang sesuai dengan karakteristik pelayanan umum yang diselenggarakan) sebagai berikut:

Customer’s charter:
Customer service standard
Customer redress
Quality guarantees
Quality inspectors
Customer complaint systems
Ombudsmen
Competitive public choice systems
Vouchers and reimbursement programs
Customer information systems and brokers
Competitive bidding
Competitive benchmarking
Privatization
Sistem penggajian berdasarkan prestasi
Sistem kerja berdasarkan kontrak
Sistem Evaluasi kerja tiga ratus enam puluh derajat (360⁰)

Model Segitiga Pelayanan (The Service Triangle)

Organisasi-organisasi yang bergerak di bidang pelayanan yang sangat berhasil memiliki tiga kesamaan, yaitu:

strategi pelayanan yang tersusun secara baik

orang di lini depan berorientasi pada pelanggan

sistem pelayanan yang ramah.

Setiap organiisasi penyelenggara pelayanan harus mengelola tiga faktor tersebut untuk mewujudkan kepuasan pelanggan. Interaksi ketiga faktor tersebut dengan pelanggan akan menentukan keberhasilan manajemen dan kinerja pelayanan organisasi.

Model Segitiga Pelayanan

Model Gap (Zeithaml, Parasuraman & Berry, 1990)

Ketiga pakar ini mengemukakan bahwa manajemen pelayanan yang baiktidak dapat terwujud karena adanya 5 (lima) gap, yaitu :

Gap 1 (gap persepsi manajemen): terjadi apabila terdapat perbedaan antara konsumen dengan persepsi manajemen mengenai harapan-harapan konsumen. Exp: harapan konsumen mendapatkan pelayanan prima (harga tidak mjd soal); sebaliknya manajemen mempunyai persepsi bahwa konsumen mengharapkan harga yang murah meskipun kualitasnya agak rendah.
Gap 2 (persepsi kualitas) : terjadi apabila terdapat perbedaan antara persepsi manajemen tentang harapan-harapan konsumen dengan spesifikasi kualitas pelayanan yang dirumuskan.
Gap 3 (penyelenggaraan pelayanan) : terjadi jika pelayanan yang diberikan berbeda dengan spesifikasi yang telah dirumuskan.
Gap 4 (komunikasi pasar) : terjadi akibat adanya perbedaan antara pelayanan yang diberikan dengan komunikasi eksternal terhadap konsumen.
Gap 5 (kualitas pelayanan) : terjadi karena pelayanan yang diharapkan konsumen tidak sama dengan pelayanan yang senyatanya diterima/dirasakan oleh konsumen.

Model GAP

Penyebab terjadinya GAP.

Gap 1: Kurang/tidak dimanfaatkannya riset pemasaran. Top down komunikasi yang kurang efektif. Terlalu banyak tingkatan manajemen.
Gap 2: Komitmen manajemen terhadap kualitas pelayanan yang lemah. Persepsi tentang fasibilitas yang tidak tepat. Standarisasi tugas yang tidak tepat. Perumusan tujuan yang kurang tepat.
Gap 3: Ketidak jelasan peran. Ada konflik peran. Karakteristik pekerja dengan pekerjaan yang tidak cocok. Karakteristik pekerjaan dengan teknologi yang tidak cocok. Sistem pengawasan yang tidak tepat; kontrol yang lemah. Tim yang tidak kompak.
Gap 4: Kurangnya komunikasi horizontal. Cenderung mengobral janji.
Gap 5: Akumulasi dari empat macam GAP tersebut.

Sumber : Ratminto & Atik Septi Winarsih. 2005. Manajemen Pelayanan. Yogyakarta : Pustaka Pelajar

Tags # Bahan Kuliah # Ilmu Organisasi Continue Reading

Perbedaan Antara Organisasi Manajemen Publik (OMP) Dengan Organisasi Manajemen Swasta (OMS)

Unknown May 09, 2012 1

Organisasi publik mempunyai karakteristik yang berbeda dengan organisasi swasta, sekalipun ada beberapa bagian yang sama secara fungsional. Berikut tiga perbedaan yang bisa saya jelaskan, perbedaanya antara lain :

Sifat Organisasi

Organisasi publik sangat identik dengan organisasi pemerintahan dan orientasinya bersifat publik. Kemudian organisasi publik di dasarkan pada peraturan negara, dibiayai oleh keuangan negara, dan dioperasionalkan oleh aparat yang mempunyai jenjang karir tertentu, organisasi publik memiliki ciri khusus dalam melaksanakan kebijakan publik, seperti: kontrol politik, akuntabilitas, pemakaian birokrasi pemerintah, pembuatan kebijakan pemerintah, dan penegakan hukum.

Sementara itu organisasi swasta lebih pada perseorangan yang mana kekuasaan tertinggi dari organisasi swasta dipegan oleh pendiri dari organisasi swasta tersebut, dalam pengambilan kebijakannnya organisasi swasta bebas dari intervensi pemerintah.

Contoh dalam pariwisata : Dinas Pariwisata (Publik), Hotel Ritz Charlton (Swasta)

Jabatan

Jabatan dalam organisasi publik dibatasi dalam jangka waktu tertentu atau periodik, karena pejabat yang menduduki suatu jabatan tertentu diangkat oleh pemerintah yang sedang berkuasa pada saat itu (partai politik).

Berbeda dengan jabatan di organisasi swasta bisa dikatakan relatif yaitu bisa sebentar bahkan bisa lama sekali, hal itu tergantung pada hasil capaian atau kinerja dari yang menjabat, apabila selama menjabat dia mampu memberikan kontribusi yang membawa organisasi ke arah yang maju, maka jabatannya akan dipertahannkan selama mungkin atau bisa naik jabatan. Sebaliknya jika yang menjabat tidak mampu memberikan kontribusi yang signifikan maka posisinya tidak akan bertahan lama, bisa jadi diturunkan pangkatnya bahkan dipecat.

Contoh dalam asuransi jiwa : Jasa Raharja (Publik), Prudential (Swasta)

Arah Organisasi

Berbicara tentang arah atau tujuan, organisasi publik didirikan bertujuan untuk melayani masyarakat secara luas untuk mensejahterakan kehidupan rakyat. Pelayanan yang diberikan oleh organisasi publik rata-rata gratis, kecuali dalam beberapa hal. Pendapatan yang didapatkan oleh organisasi public biasanya berasal dari pajak, bea cukai, dan sebagiannya.

Kalau dari organisasi swasta tujuan organisasinya adalah memperoleh keuntungan sebesar-besarnya. Pelayanan dari organisasi swasta dipastikan berbayar. Pendapatan yang didapatkan berasal dari pelanggan, dan bisa juga dari saham.

Contoh pelayanan kesehatan : RSU Yogyakarta, RS PKU Muhammadiyah

Tags # Ilmu Organisasi # Tugas Kuliah Continue Reading

Friday, October 7, 2011

Hal-hal yang Perlu diperhatikan Dalam Pengadaan Karyawan

Unknown October 07, 2011 0

Pengadaan karyawan dalam sebuah perusahaan harus berdasarkan pada 8 hal, yaitu :

Analisis pekerjaan (job analysis)
Uraian pekerjaan (job description)
Spesifikasi pekerjaan (job specification)
Persyaratan pekerjaan (job requirement)
Evaluasi pekerjaan (job evaluation)
Pengayaan pekerjaan (job enrichment)
Perluasan pekerjaan (job enlargement)
Penyederhanaan pekerjaan (work simplication)

Analisis Pekerjaan (job analysis)

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Menurut Edwin B. Flippo :

“Job analysis is the process of studying and collecting information relating to the operations and responsibilities of a specific job”.

Artinya : Analisis pekerjaan adalah suatu proses mempelajari dan mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan dengan operasi/pelaksanaan dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.

Menurut Dale Yoder :

“job analysis is the procedure by which the facts with respect to each job are systematically discovered and noted. It is sometimes called job study, suggesting the care with which tasks, processes, responsibilities, and personnel requirements are investigated”.

Artinya : Analisis pekerjaan adalah suatu prosedur untuk menemukan dan mencatat secara sistematis hal-hal yang berhubungan dengan suatu jabatan. Terkadang disebut juga sebagi job study yang mempelajari tentang tugas, proses kerja, tanggung jawab, dan persyaratan personal dari suatu jabatan.

Uraian Pekerjaan (job description)

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Uraian perkerjaan menguraian hal-hal sebagai berikut :

Identifikasi pekerjaan atau jabatan
Hubungan tugas dan tangggung jawab
Standar wewenang dan pekerjaan
Syarat kerja
Ringkasan pekerjaan atau jabatan
Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya

Contoh :

1) Jabatan : Manajer Produksi

2) Fungsi : Mengatur kegiatan poduksi

3) Hubungan

- Atasan : a. ……………….. b. ………………..

- Selevel : a. ……………….. b. ………………..

- Bawahan : a. ……………….. b. ……………….. c. ………………..

4) Tugas : ………………………………….

5) Wewenang : ………………………………….

6) Tanggung jawab : ………………………………….

7) Sarana, Prasarana dan Fasilitas

Uraian :

Fungsi adalah kegiatan-kegiatan global yang dilakukan
Tugas adalah segala sesuatu yang harus dikerjakan
Wewenang adalah hak dari seseorang sesuai dengan jabatannya untuk member perintah dah melakukan berbagai hal yang terkait.
Tanggung jawab adalah segala bentuk tugas dan pekerjaan yang didasari oleh wewenang yang telah diselesaikan secara ideal dan bisa dipertanggungjawabkan
Sarana, prasarana dan fasilitas adalah perlengkapan dan peralatan yang diberikan untuk memperlancar tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

Spesifikasi Pekerjaan (job specification)

Menurut Edwin B. Flippo

“job specification is a statement of the minimum acceptable human qualities necessary to perform a job properly”.

Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut :

Tingkat pendidikan kerja
Jenis kelamin pekerja
Keadaan fisik pekerja
Pengetahuan dan kecakapan pekerja
Batas umur pekerja
Status nikah
Minat pekerja
Emosi dan temperamen pekerja
Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan pada setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan perusahaan itu sendiri. Ada yang menggunakan spesifikasi umum, dan ada juga yang menambahkan atau menyelipkan spesifikasi khusus yang hanya dipakai di perusahaan tersebut. Contohnya tinggi badan untuk pria 175 cm, tidak berkacamata dan berpenampilan menarik.

Contoh Spesifikasi Pekerjaan

CV. MEKAR JAYA

Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian IT

Kode Jabatan : Q-359

Tanggal : 10 Januari 2010

Penyusun : Didin Mujahidin

Departemen : Divisi IT

Lokasi : Jln. Dalem Kaum No. 30A Bandung

Persyaratan Pekerjaan

Pendidikan : Teknik Informatika / Manajemen Informatika, menguasai office dan open office, menguasai pemograman dan database komputer (Oracle, SAP, PHP MySQL admin).

Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang IT

Persyaratan fisik : Tidak buta warna, memiliki stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-tugas berat.

Persyaratan mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan secara cepat, mampu menganalisis dan membuat berbagai output informasi yang bermutu tinggi.

Supervisi : Rentang kendali 3 – 9 orang lulusan SMK. Mampu berkomunikasi efektif lisan maupun tulisan.

Kondisi kerja : 75% duduk di atas kursi, tenang, dan berada dalam ruangan ber-AC.

Evaluasi Pekerjaan (job evaluation)

Evaluasi pekerjaan adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan.

Penyederhanaan Pekerjaan (job simplication)

“Work simplication is applying sense of finding the most economical use of human effort,

materials, machines, time and spaces so that easier and better ways of doing work can be employed”.

Artinya : Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

Pengayaan Pekerjaan (job enrichment)

Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan oleh seorang pejabat dalam jabatannya.

Persyaratan Pekerjaan (job requirement)

Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendaki.

Contohnya : Sopir mempunyai SIM A. usia maksimal 35 tahun, jujur, rajin, dll.

Perluasan Pekerjaan (job enlargement)

Perluasan pekerjaan yaitu pengembangan suatu jabatan yang dilakukan dengan cara mengembangkan tugas-tugas dalam jabatan tersebut secara horizontal. Penambahan tugas-tugas ini dilakukan dalam rangka menanggulangi ketidakpuasan kerja dari para karyawan terhadap pekerjaannya, yaitu dengan cara memperbesar ruang lingkup pekerjaannya (job scope).

Ket : Tugas Mata Kuliah Manajemen SDM

Tags # Ilmu Organisasi # Tugas Kuliah Continue Reading

Friday, July 8, 2011

Perilaku Organisasi

Unknown July 08, 2011 0

1. PENGERTIAN DAN UNSUR ORGANISASI

Secara umum Organisasi dapat didifinisikan sebagai berikut: Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari pola aktifitas kerjasama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian diatas disimpulkan bahwa organisasi memiliki 4 unsur, yaitu : sistem, pola aktifitas, sekelompok orang/individu dan tujuan.

Organisasi merupakan suatu sistem,terdiri dari sub sistem atau bagian-bagian yang dalam melaksanakan aktifitasnya saling berkaitan satu sama lain. Demi keberhasilan misinya, suatu organisasi harus selalu peka dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan eksternal, seperti : selera konsumen, teknologi, sosial politik, penduduk, social budaya,dan lain sebagainya. Ada kecenderungan semakin besar dan kuat suatu organisasi akan semakin mampu untuk beradaptasi dengan faktorlingkungan.
Pola aktivitas yang dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi pada umumnya mengikuti pola tertentu dengan urutan pola kegiatan relatif teratur dan berulang-ulang. Sedangkan aktivitas yang dilakukan secara temporer/sementara tidak dapat dikatakan organisasi, seperti kegiatan demo dll.
Sekelompok orang, organisasi pada dasarya merupakan kumpulan orang-orang, setiap manusia mempunyai keterbatasan baik kemampuan fisik, daya pikir maupun uaktu.oleh karna itu mereka berorganisasi, agar dapat saling bekerja sama dan melengkapi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Tujuan organisasi, Organisasi didirikan untuk mencapai suatu tujuan. Tujuan organisasi terbagi dua, yaitu : Tujuan jangka panjang bersifat abstrak – Misi, dan Tujuan jangka pendek = Tujuan operasional ( Obyektif).

2. PENGERTIAN PERILAKU KEORGANISASIAN

Perilaku Keorganisasian merupakan bidang studi yang mempelajari tentang interaksi manusia dalam organisasi, meliputi studi secara sistimatis tentang prilaku, struktur dan proses dalam Organisasi. Organisasi diciptakan oleh manusia untuk mencapai suatu tujuan, dan pada saat yang sama manusia juga membutukan Organisasi untuk mengembangkan dirinya. Oleh sebab itu antara organisasi dengan manusia memiliki hubungankan yang saling membutuhkan dan menguntungkan. Mempelajari perilaku keorganisasian sivatyah agak abstrak, tidak menghasilkan perinsip-perinsip yang sederhana, tetapi seringkali menemui perinsip-perinsip yang komplek dimana penjelasan atau analisanya bersifat situasional. Dalam perilaku keorganisasian tidak ada prinsip-prinsip yang berlaku umum yang dapat diterapkan pada semua situasi.

3. TINGKATAN ANALISIS DALAM PERILAKU ORGANISASI

Kejadian-kejadian atau permasalahan yang terjadi dalam organisasi dapat dianalisis dari tiga tingkatan analisis, yaitu : tingkat individu, kelompok dan organisasi.

Pada tingkat individu, kejadian yang terjadi dalam organisasi dianalisis dalam hubungannya dengan perilaku seseorang dan interaksi kepribadian dalam suatu situasi. Masing-masing orang dalam organisasi memiliki sikap, kepribadian, nilai dan pengalaman yang berbeda bedayang mempengaruhinya dalam berperilaku.
Pada tingkat kelompok, perilaku anggota kelompok dipengaruhi oleh dinamika anggota kelompok, aturan kelompok, aturan kelompok dan nilai-nilai yang dianut oleh kelompok.
Pada tingkat organisasi, kejadian-kejadian yang terjadi dalam kontek struktur organisasi, struktur dan posisi seseorang dalam organisasi membawa pengaruh pada setiap interaksi sosial dalam organisasi.

Struktur organisasi mempengaruhi bagaimana informasi dikomunikasikan dan keputusan tersebut. Faktor lingkungan eksternal memiliki pengaruh yang kuat pada masing-masing tingkatan analisis. Misalnya rendahnya produktivitas, karyawan yang malas/tidak masuk kerja. Kelambanan dalam penyelesaian unjuk rasa dan dipihak lain banyaknya desakan factor lingkungan yang mempengaruhi efektifitas organisasi, seperti: Tuntutan konsumen akan produk yang berkualitas tinggi, persaingan yang bersifat global, fluktuasi ekonomi, tuntutan gaya hidup dll.

4. KARAKTERISTIK DALAM PERILAKU ORGANISASI

Perilaku, fokus dari perilaku keeorganisasian adalah perilaku individu dalam organisasi, oleh karenanya harus mampu memahami perilaku berbagai individu dan organisasi.
Struktur, Struktur berkaitan dengan hubungan yang bersifat tetap dalam organisasi, bagaimana pekerjaan dalam organisasi dirancang, dan bagaimana pekerjaan diatur. Struktur Organisasi berpengaruh besar terhadap perilaku individu atau orang dalam organisasi serta efektifitas organisasi.
Proses, proses organisasi berkaitan dengan interaksi yang terjadi antara anggota organisasi. Proses organisasi meliputi : komunikasi, kepemimpinan, proses pengambilan keputusan dan kekuasaan. Salah satu pertimbangan utama dalam merancang struktur organisasi adalah agar berbagai proses tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

5. SUMBANGAN BEBERAPA BIDANG ILMU TERHADAP PERILAKU ORGANISASI

Beberapa bidang ilmu yang ikut memberikan kontribusi dalam perkembangan Ilmu Perilaku Organisasi adalah: Psikologi, Sosiologi, Antropologi, Ekonomi, Ilmu Politik, dan Sejarah.

6. TUJUAN MEMPELAJARI PERILAKU ORGANISASI

Memahami perilaku yang terjadi dalam organisasi.
Dapat meramalkan kejadian-kejadian yang terjadi.
Dapat mengendalikan perilaku-perilaku yang terjadi dalam organisasi.

7. ORIENTASI SITUASIONAL PERILAKU ORGANISASI

Sumbangan yang penting dari para manajer dan ilmuwan dalam bidang perilaku organisasi adalah munculnya konsep yang dikenal dengan nama pendekatan kontingensi dan pendekatan situasional. Pendekatan ini diarahkan kepada pengembangan pada tingkat manajer.Yang paling sesuai dengan situasi tertentu dan karakteristik dari orang-orang yang terlibat di dalamnya.

Referensi : sumber dari sanzo.maharu@gmail.com

Tags # Ilmu Organisasi Continue Reading

Saturday, March 19, 2011

Analisis Lingkungan Dalam Organisasi

Unknown March 19, 2011 1

A. Definisi Lingkungan

Lingkungan organisasi secara umum dapat diartikan sebagai sesuatu yang tidak berhingga (infinite) dan mencakup seluruh elemen yang terdapat di luar suatu organisasi. Dalam kenyataannya, tidak semua elemen lingkungan tersebut berpengaruh secara langsung terhadap organisasi. Karena itu, definisi sebelumna bias dipersempit. Untuk keperluan analisis, lingkngan bisa diartikan sebagai seluruh elemen yang terdapat di luar batas-batas organisasi, yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi bagian ataupun organisasi secara keseluruhan.

Adapun arti lain dari lingkungan organisasi adalah segala sesuatu yang dapat mempengaruhi kelangsungan, eksistensi, keberadaan, dll yang menyangkut organisasi baik dari dalam maupun dari luar.

Sebagai suatu sistem, organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya. Apabila ingin hidup dan bertahan, maka organisasi tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Kegagalan menyesuaikan diri terhadap lingkungan akan berakibat fatal. Organisasi tersebut akan mati.

Lingkungan organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam: eksternal dan internal. Lingkungan eksternal merupakan elemen-elemen di luar organisasi yang relevan tehadap kegiatan organisasi. Organisasi memperoleh input dari lingkungannya (bahan baku, karyawan), memprosesnya menjadi output (produk: barang/jasa). Lingkungan internal berada dalam organisasi, misal: karyawan, direksi, pemegang saham.

B. Segmen-Segmen Lingkungan

Keadaan lingkungan suatu organisasi bisa dipahami bisa dianalisis terhadap segmen-segmennya yaitu bagian bagian lingkungan yang berpengaruh terhadap prilaku maupun performasi organisasi.

Berbagai pendapat menyatakan bahwa lingkungan sebuah organisasi (perusahaan Industri ) terdiri dari bermacam-macam segmen, seperti industry, bahan baku, tenaga kerja, keuangan, pasar, teknologi, kondisi ekonomi, pemerintah, dan kebudayaan. Setiap segmen ini perlu dianalisis untuk megetahui elemen-elemennya dan juga kesempatan serta hambatan yang dapat ditimbulkan bagi organsasi. Penjelasan mengenai setiap segmen lingkungan tersebut adalah sebagai berikut:

Industri

Mencakup seluruh organisasi lain yang bergerak disektor kegiatan yang sama dan merupakan saingan bagi organisasi yang kit pelajari. Corak segmen ini berpengaruh terhadap ukuran organisasi, intensitas promosi yang perlu dilakukan, jenis konsumen, serta tingkat keuntungan rata-rat dari seluruh organisasi yang bergerak di sector kegiatan tersebut. Banyakny organisasi yng bergerak di sector kegiatan yang sama berpengaruh terhadap tingkat ketidakpastian dalam persaingan ant organisasi. Jika saingan terdiri dari perusahaan-perusahaan besar dalam jumlah terbatas, maka tngkat ketidakpastian lingkungan menjadi semakin tinggi.

Bahan Baku

Organisasi mendapatkan bahan baku dari lingkungannya. Kerapkali, lngkungan tidak menyediakan bahan baku dalam jumlah yang cukup, ataupun bahan baku tersedia dengan harga yang tinggi, sehingga membahayakan bagi organisasi. Perubahan keadaan segmen bahan baku berpengaruh terhadap industry. Contohnya; kenaikan harga minyak menebabkan industry otomf cenderung memproduksi mobil berukuran kecil yang hemat bahan bakar.

Tenaga Kerja

Organisasi perluendapatkan tenaga kerja dengan tingkat keahlian, kualifikasi, dan jumlah yang cukup. Jika kebutuhan tenaga kerja ini tidak dapat dipenuhi oleh lingkungan, organisasi akan mendapatkan kesulitan dalam menghasilkan out put. Kalangan ini jiga menyebabkantenaga kerja menjadi mahal dan sulit diperoleh.

Keuangan

Segmen ini menggambarkan tingkat kemudahan untuk memperoleh sumber keuangan bagi organisasi. Bursa saham, pasar modal, bank, dan perusahaan asuransi merupakan bagian dari segmen keuangan ini. Tingkat bunga yang berlku juga berpengaruh terhadap kemudahan memperoleh sumber keuangan. Tersedinya sumber keuangan dengan tingkat bungayang rendah akan merangsang pertumbuhan organisasi secara cepat. Pertumbuhan yang lambat umumnya terjadi apabila organisasi tidak mampu mendapatkan sumber keuangan yang murah di lingkungannya, sehingga terpaksa menggunakan sumber keuangan dari dalam organisasi sendiri. Peminjaman uang yang berlebihan dari luar juga akan menyebabkan sebagian control terhadap organisasi terpaksa iberkan kepada pihak yang memberikan pinjaman.

Pasar

Segmen ini menggambarkan besarnya permnaan konsumen terhadap produk atau jasa yang dihasilkan oleh organisasi. Segmen pasar bepengaruh terhadap organisasi melalui besarnya permintan akan out put organisasi. Jika pasar menjadi kecil,organisasi terpaksa mengurangi kegiatannya. Jka permntaan bertambh, kegiatan perusahaan perlu dikembangkan agar mampu memenuhi kebutuhan konsumen dan dapat menjaga posisinya dalm persangan dengan organisasi lainya. Pentingnya segmen pasar ini juga menyebabkan perlunya dilakukan usaha untuk menjaga konsumen agar tetap setia terhadap out put yang dihasilkan organisasi.

Teknologi

Teknologi yang merupakan pengetahuan serta teknik-teknik yang ignakan untuk membuat produk ataupub jasa, berpengaruh teradap cara pengelolaan organisasi. Tingkat teknologi yang dugunakan berpengaruh terhadap ukuran dan tingkat keahlian yang harus dimiliki dalam organisasi. Organisasi yang tidak mampu mengikuti perkembangan teknologi seringkali terpaksa menghentkan kegiatannya.

Kondisi ekonomi

Segmen ini menggambarkan keadaan umum dari perekonomian daerah ataupun negara dimana suatu organisasi berada. Kondisi ekonomi ini antara lain digambarkan oleh besarnya daya beli konsumen, baku dan tenaga kerja, tingkat permintaan terhadap produk suatu sektor, dan kapasitas produksi total dari sektor. Pengaruh kondisi ekonomi ini terasa oleh semua jenis organisasi, baik organisasi pemerintah, perusahaan, maupun organisasi sosial yang tidak mencari keuntungan.

Pemerintah

Segmen ini mencakup peraturan-peraturan dan system pemerintahan, serta system politik yang melingkupi organisasi. System politik, seperti ideology kapitalis ataupun sosialis, berpengaruh terhadapkebebasan organisasi dalam menjalankan usahanya.

Kebudayaan

Segmen ini mencakup karakteristik demografis dan system nilai yng berlaku pada masyarakat dimana organisasi berada. Karakteristik demografis mencakup isyribsi penuuk menurut umur, distribusi pendapatan, tingkat pendidikan, penyebaran penduduk, dan sebagaina. System nilai merupakan komponen penting dari kebudayaan dan seringkali berpengaruh terhadap cara pengelolaan organisasi. Perusahaan-perusahaan jepang jarang sekali melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawannya walaupun kegiatannya sedang menurun. Hal ini terjadi karena pekerja dianggap sebagai anggota keluarga oleh perusahaan, dan tidak dipandang sebagai tenaga sewaan yang bias dihentikan jika tidak lagi diperlukan.

Sembilan segmen lingkungan ini terdiri dari berbagai elemen yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi organisasi. Setiap segmen mestinya diamati dan dianalisis oleh pemimpin organisasi agar dapat ditetapkan cara pengelolaan organisasi yang sesuai untuk menghadapinya. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua segmen sama pentingnya bagi organisasi. Walapun ada kaitan antara masing-masing segmen, tetapi biasanya ada satu atau beberapa segmen yang besar pengaruhnyaterhadap organisasi sehingga perl mendapatkan perhatian yang khusus.

C. Identifikasi Elemen-Elemen Lingkungan

Tidak semua orang menyetujui pendapat tentang adanya Sembilan jenis segmen lingkungan seperti yang telah diuraikan. Sesuai dengan prinsip keterbukaan dan ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya, muncul pendapat yang menyatakan bahwa komposisi elemen-elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap organisasi akan berlainan, sesuai dengan perbedaan organisasi maupun kondisi lingkungannya. Karena itu, pendapat ini juga menyatakn bahwa yang lebih penting adalah menemukan cara untuk mengidentifikasikan elemen-elemen lingkungan, sehingga bias digunakan pada semua organisasi yng berada pada lingkungan yang berbeda.

Salah satu cara untuk melakukan identifikasi ini diungkapkan oleh Lubis dalam sebuah penelitian mengenai karakteristik organisasi industry Kecil di Indonesia. Penelitian ini menggunakan uraian mengenai proses kegiatan yang terjadi dalam operasi suatu organisasi perusahaan manufaktur untuk mengidenifikasikan elemen-elemen lingkungan. Dinyatakan bahwa ada suatu proses dasar yang terjadi secara berulang-ulang pada suatu organisasi, dimulai dari masuknya bahan baku kedalam organisasi, transformasi bahan baku tersebut menjadi produk jai, dan akhirnya pemasaran produk jadi kepada konsumen.

Bahan baku yng igunakan, iperoleh dari leveransir bahan baku, yang merupakan salah satu elemen lingkungan. Proses transformasi memerlukan adanya peralatan, enerji, teknologi, serta tenaga kerja. Peralatan dan enerji, masing-masing diperoleh dari leverans. Teknologi yang dgunakan akan sangat dipengaruhi oleh kondisi lingkungan teknologi.tenaga kerja terdapat dari pasar tenaga kerja, yang juga merupakan bagian dari masyarakat. Transformasi yang dilakukan juga akan sangat dipengaruhi oleh corak permintaan pasar, yang juga merupakan salah satu elemen lingkungan. Pemasaran produk jadi dipengaruhi oleh kondisi pasar, dimana terdapat saingan maupun konsumen, yang keseluruhannya merupakan bgian dari lingkungan ekonomi. Keselurujan proses ini memerlukan adanya modal, yang cara mendapatkannya tergantung pada kondisi lingkungan keuangn. Selain itu, organisasi juga beroperasi dalam kawasan suatu Negara, sehinga pemerintah juga merupakan salah satu dari elemen-elemen lingkungan. Dengan cara yang telah diuraikan ini diharapkan seluruh elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap suatu organisasi dapat diidentifikasikan secara lengkap.

D. Ketidakpastian Lingkungan

Pengaruh lingkungan terhadap organisasi dapat dianalisis melalui dua dimensinya, yaitu melalui kompleksitas dan stabilitasnya. Kedua dimensi ini menentukan besarnya tingkat ketidakpastian lingkungan yang harus dihadapi oleh organisasi. Organisasi harus mampu menghadapi ketidakpastian lingkungan ini agar dapat tetap bertahan dalam lingkungannya.

Ketidakpastian lingkungan menunjukan kepada keadaan dimana organisasi (atau pimpinannya) tidak mempunyai informasi yang cukup mengenai keadaan lingku8ngannya, sehingga akan menyebabkan timbulnya kesulitan dalam memperkirakan perubahan-perubahan lingkungan yang akan terjadi, ketidakpastian ini menyebabkan tindakan-tindakan yang akan diambil oleh organisasi mempunyao resiko kegagalan yang tinggi.

Kompleksitas (keragaman) lingkungan menunjukan geterogenitas atau banyaknya elemen-elemen eksternal yang berpengaruh terhadap berfungsinya suatu organisasi. Lingkungan terdiri dari jenis lingkungan yang sangat kompleks hingga lingkungan yang sangat sederhana, dimana hanya ada sedikit elemen yang berpengaruh terhadap organisasi. Suatu lingkungan dinyatakan sebagai lingkungan yang sederhana, jika hanya paling banyak 3 dan 4 elemen yang berpengaruh terhadap organisasi.

Stabilitas lingkungan menggambarkan kecepatan perubahan yang terjadi pada elemen-elemen lingkungan. Lingkungan terdiri dari jenis limngkungan yang sangat stabil hingga lingkungan yang sangat tidak stabil. Lingkungan dinyatakan sebagai stabil apabila elemen-elemennya jarang sekalai mengalami perubahan, sehingga keadaan lingkungan boleh dianggap tetap selama bertahun-tahun. Lingkungan yang tidak stabil berubah secara drastis tanpa diduga sebelumnya, sehingga akan mengejutkan bagi organisasi.

Pada lingkungan yang sederhana dan stabil terdapat ketidakpastian yang rendah. Hanya ada sedikit elemen lingkungan yang harus diperhatikan dan elemen-elemen ini tidak ataupun jarang sekali mengalamai perubahan.

Lingkungan yang kompleks dan stabil mengakibatkan ketidakpastian lingkungan yang agak lebih besar dari segmen sebelumnya. Terdapat lebih banyak elemen lingkungan yang perlu diperhatikan dan dianalisis agar organisasi berfungsi dengan baik. Tetapi ketidakpastian yang dihadapi tidaklah luar biasa besarnya, karena walaupun jumlahnya banyak, elemen-elemen lingkungan tersebhut tidak ataupun jarang sekalai mengalami perubahan.

Lingkungan yang sederhana dan tidak stabil menunjukan tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi lagi. Elemen-elemen yang perlu diperhatikan sebenarnya jumlahnya sedikit, tetapi selalu berubah. Perubahan elemen-elemen lingkungan lebih berpengaruh terhadap besarnya ketidakpastian jika dibandingkan dengan pengaruh dari jumlah elemen-elemen lingkungan suatu organisasi. Karena itu, segmen ini dipandang mempunyai ketidakpastian lebih tinggi dari segmen lingkungan sebelumnya.

Lingkungan yang kompleks dan juga tidak stabil merupakan segmen lingkungan dengan tingkat ketidakpastian yang paling tinggi. Terdapat sejumlah besar elemen lingkungan yang selalu berubah secara tidak terduga dan tanpa dapat dimengerti, sehingga menjadi sulit untuk dianalisis dan menimbulkan ketidakpastian yang tinggi bagi organisasi.

E. Tekstur Lingkungan

Karakteristik dari elemen-elemen lingkungan berpengaruh terhadap tingkat ketidakpastian yang harus dihadapai suatu organisasi. Elemen-elemen tersebut, jika ditinjau sebagai suatu kesatuan yang salaing berkaitan, merupakan elemen-elemen yang menentukan corak lingkungan. Emery dan Trist menamakan corak ini sebagai “Causal Texture”, untuk memperlihatkan bagaimana elemen-elemen lingkungan yang saling berkaitan membentuk kesempatan ataupun ancaman bagi organisasi. Selanjutnya mereka menyatakan bahwa terdapat empat jenis tekstur (corak) lingkungan, yaitu sebagai berikut:

Lingkungan Tenang-Acak (Placid-Randomized)

Merupakan jenis lingkungan yang paling sederhana. Keadaannya tenang, yang berarti elemen-elemennya berubah secara perlahan. Kesempatan dan ancaman munculnya sangat jarang. Tetapi, lingkungan ini bersipat acak, yaitu perubahan pada suatu elemen terjadi tanpa bias diduga sebelumnya dan tanpa ada nkaitannya dengan elemen-elemen lainnya. Contoh jenis lingkungan ini adlah lingkungan suatu apotik di sebuah kota kecil. Perubahan jarang terjadi dan jumlah elemen yang berkaitan dengan perusahaan apotik sangat sedikit.

Lingkungan Tenang-Mengelompok (Placid-Clustered)

Jenis lingkungan ini juga cukup stabil, tetapi lebih kompleks disbanding lingkungan Tenang Acak. Elemen-elemen lingkungan berkaitan satu sama lain dan dapat berubah secara bersamaan (simultan). Karena itu, kessempatan dan ancaman dalam lingkungan semacam ini muncul dalam bentuk kelompok sehingga lebih membahayakan bagi organisasio. Karena perubahan lingkungan ini sangat berbahaya, organisasi perlu mengantisipasi dan berusaha menghindari bahaya karena perubahan ini. Akibatnya perencanaan dan peramalan merupakanm hal yang penting bagi organisasi, sedangkan pengelolaan sehari-hari harus dilakukan dengan cara tertentu, sehingga selalu siap untuk menghadapi perubahan lingkungan. Contoh lingkungan Tenang-Mengelompok ini adalah lingkungan suatu industry kimia. Keluhan mengenai polusi akibat buangan industry dapat terjadi secara simultan, yaitu dari penduduk sekeliling,pemerintah, lembaga pecinta alam, bahkan hingga mempengaruhi konsumen serta supplier bahan, kelompok-kelompok luar ini seringkali membentuk pengelompokan yang menuntut pabrik memperhatikan akibat dari buangannya. Karena itu, organisasi perlu merencanakan dan mengantisipasikan jawaban yang tepat bagi tuntutan kelompok ini.

Lingkungan Diganggu-Bereaksi (Disturbed-Reactive)

Pada jenis lingkungan ini perubahan tidak lagi bersifat acak. Dalam lingkungan ini tidakan suatu organisasi bias mengganggu ketenangan lingkungan, sehingga akan mengundang reaksi dari organisasi lainnya. Karena itu, lingkungan seperti ini hanya bias terbentuk jika terdiri dari sejumlah organisasi besar yang masing-masing cukup kuat untuk mempengaruhi lingkugan. Selain itu, organisasi-organisasi ini juga saling terlihat satu sama lain, sehingga indaka setiap organisasi diamati secara jelas oleh organisasi lainnya. Lingkungan ini sering kali dinamakan sebagai lingkungan oligopolistic. Contoh dari lingkungan jenis ini adlah lingkungan indutri rokokkretek di Indonesia, yang terdiri dari sejumlah industry rokok kretek yang besar (misalnya Bentol, Djarum, Gudang Garam, dll).

Lingkungan Kacau (Tubulent Field)

Lingkungan ini tandai dengan kompleksitas yang tinggi dan perubahan yang cepat. Berbagai sector berubah secara drastic, dengan perubahan yang saling berkaitan. Lingkungan jenis ini biasanya memberikn akibat yang negative bagi organisasi. Perubahan lingkungan bias cukup dramatis hingga mampu melenyapkan organisasi. Hal ini misalnya terjadi jika ada perubahan teknologi yang sangat dramatis, sehingga semua produk dengan teknolog lama tidak bisa lagi digunakan. Peraturan pemerintah juga bisa memberikan pengaruh yang sama seperti contoh perubahan teknologi tersebut karena saling mempengaruhi, perubahan elemen-elemen lingkungan bias memberikan akibat negative yang berlipat ganda kepada organisasi.

Lingkungan kacau ini jarang terjadi, tetapi jika ada maka perencanaan menjadi tidak berarti bagi organisasi. Perubahan-perubahan terjadi sangat drastis, sehingga tidak iantisipasikan oleh organisasi. Cara tebaik untuk menghadapi jenis lingkungan ini adalah melakukan adaptasi, walaupun juga tidak pasti dapat menjamin kelangsungan hidup organisasi.

F. Pengaruh Lingkungan Terhadap Organisasi

Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa karakteristik lingkungan berpengaruh terhadap organisasi. Hal ini terjadi karena adanya ketergantungan organisasi terhadap sumber-sumber yang terdapat pada lingkungan, seperti uraian berikut ini.

Ketergantungan Sumber

Organisasi mempunyai ketergantungan ganda terhadap lingkungannya. Prouk dan jasa yang merupakan out put organisasi dkonsumsi oleh pemakai yng terdapat pada pada lingkungannya. Di pihak lain, organisasi juga mendapatkan berbagai jenis input dari lingkungannya. Posisi organisasi menjadi berbahaya jika pertukaran input dan out put ini menjadi tidak seimbang. Input yang diperlukan oleh organisasi sering kali sumbernya ikuasai oleh organisasi lain yang terdapat di lingkungannya, sehingga organisasi terpaksa mempunyai ketergantungan sumber terhadap lingkungannya. Jika tingkat ketergantungan ini tidak terlalu besar, seperti yang terjadi pada lingkungan Tenang-Acak, maka organisasi tidak perlu terlalu memperhatikan lingkungannya dan dapat memusatkn pehatianny terhadap kegiatan produksi. Tetapi, jika ketergantungan ini sangat besar, organisasi perlu beradaptasi terhadap ketergantungan tersebut dan melakukan tindakan-tindakan yang sesuai untuk menguranginya.

Terdapat dua cara adaptasi yang dapat dilakukan oleh organisasi. Cara pertama adalah melalui perubahan internal, yaitu dengan menyesuaikan struktur internal organisasi, pola kerja, perencanaan, dan aspek internal lainnya, trhadap karakteristik lingkungan. Cara kedua adalah dengan berusaha untuk menguasai dan mengubah konisi lingkungan sehingga menguntungkan bagi organisasi.

Kompleksitas Struktur Organisasi

Jika lingkungan bertambah kompleks, maka organisasi juga harus menjadi lebih kompleks agar mampu menghadapinya. Setiap elemen dari lingkungan perlu dihadapi oleh suatu bagian khusus dari organisasi. Karena itu organisasi yang terdapat pada lingkungan yang kompleks seharusnya memiliki lebih banyak bagian maupun jenis tugas.

Peredam

James Thompson menggambarkan organisasi sebagai suatu inti teknis pelaksana produksi yang dikelilingi oleh sejumah bagian peredam. Inti teknis merupakan bagian yang mengerjakan tugas utama organisasi, misalnya produks pada sebuah perusahaan industry atau pendidikan pada sebuah peguruan tinggi. Inti teknis ini dikelilingi oleh sejumlah bagian peredam yang bertugas untuk meredam ketidakpastian lingkungan. Untuk setiap sgmen lingkungan dignakan satu again peredam khusus. Bagiab peredam ini berusaha mmbuat kondisi inti teknis menjadi seperti sebuah system tertutup agar bisa berfungsi dengan cara yang paling efesie. Bagian-bagian peredam ini misalnya adalah bagian penelitan dan pengembangan (litbang), keterangan, penjualan, pembelian dan lain-lain.

Elemen-Elemen Perbatasan (Bounday Spanning)

Elemen-elemen perbatasan menghubugkan dan menyelaraskan rganisasi terhadap unsur-unsur penting dari lingkungan, baik berupa individu maupun organisasi lain. Peran ini di jalankan leh elemen-elemenperbatasan melalui pertukaran informasi antara lingkungan dan organisasi, sehingga rencana maupun kegiatan dapat dikoordinasikan., dan ketidakpastian dapat dikurangi. Dengan pertukaran informasi ini, organisasi dapat beradaptasi dengan cara yang lebi epat terhadap ligkugannya. Elemen-elemen perbatasan mempunyai dua fungsi yaitu: Mendeteksi dan memproses iformasi mengenai perubahan yang terjadi pada lingkungan, dan mempresentasikan organsasi terhadap lingkungan.

Bagian-bagian peredam mempertukarkan produk, jasa bahan baku, dan uang antara organisasi dengan lingkugannya. Sedangkan elemen-elemen perbatasan secara khusus hanya melakukan pertukaran informasi antara organisasi dan lingkungannya. Kaena itu, elemen perbatasan bisa merupakan bagian dari peredam, tetapi secara khusus hanya mengelola pertukaran informasi. Salah satu contoh elemen perbatasan adalah bagian yang melaksanakan riset pasar, yang bertugas memantau perubahan selera konsumen. Melalui pemantauan ini riset pasar dapat memberikan informasi bagi para pemngambil keputusan. Elemen perbatasan lainnya megamati perkembangan teknologi, inovasi, perubahan peraturan pemerintah, sumber bahan baku, dan perubahan-perubahan penting lainnya, sehingga organisasi dapat membuat perencanaan serta penyesuaian yang diperlukan. Elemen perbatasan juga memerikan informasi ,megenai organisasi kepada bagianbagian dari lingkungan untuk mempengaruhi persepsi pihak luar terhadap organisasi. Di bagain pemasaran, misalnya, dilakukan usaha untuk memperkenalkan organisasi terhadap lingkungan, seperti melalui ikl, promosi, dan kegiaan lainnya, sehingga berbaai phak yang ada di lingkungan tersebut akan memiliki pandangan yang bak dan tertarik untuk mempergunakan produk ataupun jasa yang dihasilkan oleh organisasi.

G. Strategi untuk Mengendalikan Lingkungan.

Dalam hubungannya dengan lingkungan, selain beradaptasi, organisasi juga bisa berusaha untuk menguasai ataupun mengendalikan lingkungannya, yaitu melalui tindakan berikut:

Mengusahakan terciptanya hubungan yang baik dengan elemen-elemen lingkungan yang terpenting. Antara lain dengan bentuk kegiatan sebagai berikut:
Integrasi atau Penggabungan: berusaha menginegrasikan organsiasi lain yang merupakan sumber ketidakpastian, menggabungkannya menjadi bagian dari organisasi kita sendiri,. Inegritas merupakan cara penciptaan hubungan ang paling baik, karena dapat menghilangkan ketergantungan organisasi terhadap elemen-elemen lingkungannya.
Kontak atau Joit Venture (uasaha patungan): usaha patungan mengurangi ketidakpastian melalui ikatan yamng bersifat formal dengan organisasi lainnya. Dalam sebuah usaha patungan, resiko maupun ongkos yang iperlukan untuk suatu kegiatan dapat ditanggung bersama oleh organisasi yang terlibat.
Kooptasi dan interlocking Directoorates: kooptasi adalah usaha untuk mengadopsi seseorang yang dianggap penting dari lingkungan, untuk masuk menjadi anggota organisasi. Contoh yang sring terlihat dari kooptasi adalah banyaknya pejabat pemerintah yang duduk sebagai komisaris perusahaan swasta. Interlocking directorate pada dasarnya sama dengan kooptasi. Seseorang yang mempunyai kedudukan penting pada beberapa organisasi lain diaopsi oleh suatu organisasi, sehingga orang tersebut nisa menjadi saluran komunikasi antar organisasi.
Pengangkatan Eksekutif: salah satu cara untukmengembangkan hubungan yang baik dengan lingkngan. Seseorang yang memiliki keduukan penting atapun berpengaruh dalam lingkngan, diadopsi oleh organisasi.
Iklan dan hubungan Masyarakt: cara tradisional untuk mengembangkan hubungan baik dengan lingkungan dilakukan melaluiiklan, yang tujuannya adaah untuk memperngaruhi selera ataupun pandangan konsumen. Hubungan masyarakat pada dasarnya serupa dengan pemasangan iklan, tetapi dilakukan tanpa mengeluarkan biaya dan ditujukan terutama untuk mempengaruhi pandangan masyarakat mengenai perusahaan ataupun organisasi. Hubungan masyarakat mengusahakan agar organisasi memiliki gambaan yertentu di mata konsumen, leveransir maupun pihak pemerintah.
Berusaha mengendalkan ataupun membentk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa menguntungkan bagi organisasi.
Mengubah bidang kegiatan: organisasi dapat mengubah bidang kegiatan untuk medapatkan suasana lingkungan yang lebih ak. Organisasi bisa memilih segmen lingkungan yang persaingannya tidak terlalu berat.
Kegiatan politik: melalui kegiatan politik, organisasi seringkali bisa mempengaruhi bentuk peraturan-peraturan pemerintah, sehingga tidak berbahaya bagi organisasi. Organisasi melakukan hal itu melalui lobbying dengan pihak legislative. Dalam bentuk lain, seringkali terlihat himpunan pengusaha yang sengaja mengikuti suatu aliran politik tertentu agar dapat memperoleh prioritas sebagai rekanan pemerintah.
Asosiasi pengusaha sejenis: seringkali, usaha untuk mempengaruhi lingkungan terlalu berat apabiladilaksanakan oleh suatu organisasi. Kaena itu, muncul asoiasi pengusaha sejenis yang merupakan persatuan dari beberapa organisasi yang bertujuan sama. Adanya persatuan itu memungkinkan terkumpulnya kekuatan maupun sumber daya yang cukup besar untuk mempengaruhi lingkungan.